Keine Chance für Zeitdiebe

Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig. Aber worauf ist beim Zeitmanagement zu achten? Wir verraten es euch!

01.03.2019
Lydia
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Keine Chance für Zeitdiebe

Geht es euch auch manchmal so, dass ihr euch viel zu viel vornehmt und abends frustriert seid, weil ihr noch nicht mal die Hälfte geschafft habt? Oder ihr zwar viel erledigt habt, aber eigentlich nur Sachen, die nicht wichtig sind? Kennt ihr es, dass ihr auf Lücke lernen müsst, weil der Klausurtermin schon zu nah ist? Oder ihr schiebt Aufgaben so lange hinaus, bis ihr sie unter Hochdruck in zwei Nachtschichten fertig stellt?

All das sind Anzeichen für ein weniger gutes Zeitmanagement. Das ist im Alltag vielleicht ärgerlich, aber nicht dramatisch. In Prüfungssituationen und bei Abschlussarbeiten sieht das aber anders aus. Während ihr eine Hausarbeit vielleicht noch an einem Wochenende fertig bekommt, ist das spätestens bei einer Bachelor- oder Masterarbeit nicht mehr möglich.

Doch wie sieht ein gutes Zeitmanagement aus? Das Wichtigste vorweg: Ihr müsst priorisieren und zwischen Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben unterscheiden. Denn nur dann könnt ihr die verfügbare Zeit möglichst sinnvoll nutzen. Techniken gibt es dabei wie Sand am Meer. Sie haben teilweise abenteuerliche oder absurde Namen, der Grundgedanke ist jedoch immer der Gleiche: Die Zeit ist begrenzt, und deshalb müsst ihr das Wichtigste zuerst erledigen. Drei Beispiele wollen wir euch kurz vorstellen:

Das Eisenhower-Prinzip

Eine weitverbreitete Technik aus dem Selbstmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Seinen Namen verdankt es dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der das Verfahren angeblich selbst genutzt haben soll. Dabei teilt ihr eure Aufgaben anhand der beiden Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Auf diese Weise ergibt sich eine Matrix mit A-, B-, C- und D-Aufgaben, mit denen ihr unterschiedlich umgehen solltet.

  1. Wichtig und dringlich: A-Aufgaben solltet ihr sofort und persönlich erledigen.
  2. Wichtig, aber nicht dringlich: B-Aufgaben terminiert ihr auf einen späteren Zeitpunkt, oder macht sie, wenn sie zu A-Aufgaben werden.
  3. Dringlich, aber nicht wichtig: C-Aufgaben solltet ihr zwar zeitnah bearbeiten, aber sie sind für euer Ziel nicht wichtig.  Macht das also möglichst dann, wenn ihr unkonzentriert seid oder eine Pause braucht. Noch besser: Bittet eine andere Person, die Aufgabe zu erledigen.
  4. Weder wichtig noch dringlich: D-Aufgaben sollten ihr getrost von eurer To-Do-Liste streichen. Sie bedeuten nur unnötigen Ballast.

Mit dem Eisenhower-Prinzip verschafft ihr euch einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben. Allerdings hilft es nicht, falls ihr sehr viele A- und B-Aufgaben angesammelt habt, die alle zeitkritisch sind.

Die 25.000-Dollar-Methode

Hier hilft die 25.000-Dollar-Methode weiter. Sie geht nur von wichtigen Aufgaben aus und trägt stärker der Tatsache Rechnung, dass sich Prioritäten im Laufe der Zeit verändern können.

Die Methode wird dem US-amerikanischen Journalisten und PR-Experte Ivy Lee zugeschrieben. Er soll im Jahr 2018 von dem Manager der Stahlfirma Bethlehem Steel, Charles Michael Schwab, mit der Frage beauftragt worden sein, die Arbeitsprozesse im Unternehmen effizienter und profitabler zu gestalten. Angeblich wollte Lee kein festes Honorar, sondern bot Schwab an, dass er seine Methode so lange testen könne, wie er wolle, und danach einen Betrag zahlen könne, den er für angemessen hielt. Schwab willigte ein und nach einigen Wochen erhielt Lee einen Scheck über 25.000 Dollar. Die Begründung: Die Methode sei die wertvollste Lektion, die er in seinem ganzen Leben gelernt habe.

Folgende Anweisungen hatte Lee gegeben:

  1. Notieren Sie auf einem Blatt Papier die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen und nummerieren Sie diese Aufgaben nach Priorität. Aufgabe 1 ist die wichtigste.
  2. Am nächsten Tag beginnen Sie mit Aufgabe 1 und arbeiten so lange daran, bis Sie diese abgeschlossen haben.
  3. Danach überprüfen und ergänzen Sie die übrigen Aufgaben. Falls neue hinzugekommen sind, legen Sie eine neue Reihenfolge fest und arbeiten diese Punkt für Punkt ab – beginnend mit der nun wichtigsten Aufgabe.
  4. Am Ende des Tages ziehen Sie Bilanz. Falls Sie nicht alle Aufgaben geschafft haben, so ordnen Sie diese für den kommenden Tag neu.
  5. Machen Sie sich dieses Vorgehen zur Routine.

Lees Methode ist also alles andere als Zauberei. Dennoch hilft sie euch, dass ihr euch auf eine – als besonders wichtig erachtete – Aufgabe konzentriert und  euch nicht mit mehreren gleichzeitigen Aufgaben verzettelt.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode geht auf den Sachbuchautor und Redner Lothar J. Seiwert zurück und soll euch helfen, euren Tagesablauf besser zu strukturieren. Der Name ALPEN ist ein Akronym und verweist auf die fünf Schritte, die bei der Methode zu durchlaufen sind. Diese fünf Schritte sind:

  1. Aufgaben notieren: In einem ersten Schritt haltet in einer einfachen To-do-Liste sämtliche Aufgaben und Aktivitäten fest, die ihr im Laufe des Tages erledigen wollt.
  2. Länge schätzen: Im zweiten Arbeitsschritt schätzt ihr ein, wie viel Zeit ihr für jede Aufgabe realistisch benötigt.
  3. Pufferzeiten einplanen: Im dritten Schritt legt ihr Pufferzeiten fest. Seiwert empfiehlt, 40 Prozent der Zeit als Puffer zu werten.
  4. Entscheidungen treffen: Im vierten Schritt priorisiert ihr die Aufgaben. Dabei kann euch das Eisenhower-Prinzip oder die 25.000 Dollar-Methode helfen.
  5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages zieht ihr Bilanz. Was lief gut? Was nicht? Offene Aufgaben übernehmt ihr dann in den neuen Plan.

Jetzt heißt es nur noch: umsetzen, üben, korrigieren. Und euch die Tipps zur Routine machen. In diesem Sinne: Frohes Arbeiten!

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